Zienn - opvang en ondersteuning

0900 118 88 81

Regiosecretaresse

32 – 36 uur

Wij zoeken een regiosecretaresse die per direct aan de slag kan voor onze regio’s Friesland West en Leeuwarden/Friesland Noord en voor het cluster Sociale Pensions Leeuwarden.

Over Zienn

Zienn ondersteunt mensen die in een crisis zitten, dakloos zijn of voor wie huisuitzetting dreigt. We hebben opvangvoorzieningen, woonvormen en bieden begeleiding aan huis. Volwassenen en gezinnen kunnen bij ons terecht. Voor jongeren (jongvolwassenen) hebben we een speciaal aanbod. Ons werkgebied is Friesland, Groningen en Drenthe. Wij zijn HKZ-gecertificeerd.

Over de functie

Als regiosecretaresse voer je, deels zelfstandig, secretariële en administratieve werkzaamheden uit voor de hoofden in de betreffende regio’s/cluster. Je ressorteert hiërarchisch onder een van de betreffende hoofden en ontvangt functioneel leiding van hem/haar.

Resultaatgebieden

Secretariële ondersteuning bieden

  • Notuleert bij (regiobrede) bijeenkomsten, maakt verslagen en/of samenvattingen;
  • Organiseert op verzoek van betrokkene(n) (regiobrede) bijeenkomsten en activiteiten;
  • Bereidt overleggen voor door het opstellen van de agenda, maakt vergaderstukken gereed en distribueert deze;
  • Stelt zelfstandig correspondentie op en verwerkt deze en andere bescheiden, aan de hand van aanwijzingen met betrekking tot de inhoud (mededelingen, verzoeken om informatie e.d.);
  • Handelt de correspondentie (kopiëren, registreren, distribueren en/of verzenden) en documenten af;
  • Maakt afspraken voor de hoofden, bewaakt de agenda en attendeert op gemaakte afspraken.

Resultaat: overlegmomenten gerealiseerd, zodanig dat deze correct en adequaat verlopen en de juiste gegevens beschikbaar zijn en correspondentie en stukken zijn opgesteld en verwerkt zodat deze na fiat van de opdrachtgever correct en tijdig naar de juiste bestemming kunnen.

Administratieve ondersteuning bieden

  • Verricht archiefwerkzaamheden waaronder het opbergen/opzoeken van (vertrouwelijke) dossiers/stukken en het actualiseren van het archief;
  • Ondersteunt in voorkomende situaties (traject)begeleiders op administratief gebied;
  • Verricht overige administratieve werkzaamheden.

Resultaat: administratieve ondersteuning geboden, zodanig dat administratieve werkzaamheden zijn uitgevoerd.

Werkprocessen faciliteren

  • Verricht diverse ondersteunende werkzaamheden, zoals het bijhouden van de voorraad kantoorbenodigdheden, kopiëren, verzorgen van de post, fax en e-mail binnen de daartoe geldende richtlijnen, het samenstellen van documentatiemappen enzovoort.;
  • Treedt op als ambassadeur, representeert de instelling;
  • Bedienen van rand- en perifere apparatuur, bij storing voorgeschreven maatregelen treffen.

Resultaat: werkprocessen gefaciliteerd, zodanig dat de kopieer-/typewerkzaamheden tijdig en correct zijn uitgevoerd, post tijdig en correct wordt verwerkt, kantoorbenodigdheden beschikbaar zijn etc..

Informatie verstrekken

  • Onderhoudt contacten met externen;
  • Verstrekt, op verzoek, mondelinge en schriftelijke informatie aan de hoofden en aan belanghebbenden.

Resultaat: Informatie beschikbaar gesteld, zodanig dat betrokkenen op tijd volledig en correct geïnformeerd kunnen worden en benodigde overzichten beschikbaar zijn voor het nemen van actie.

Neemt deel aan werkoverleg.

Profiel van de functie

Kennis

  • MBO werk- en denkniveau;
  • Opleiding MBO secretarieel;
  • Kennis van en ervaring met het gebruik van geautomatiseerde gegevensverwerking;
  • Kennis van en inzicht in de administratieve processen en inrichting binnen de organisatie en het werkgebied.

Specifieke competenties

  • Goede mondelinge uitdrukkingsvaardigheid voor het overdragen van informatie zowel in direct als in telefonisch contact;
  • Goede schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid voor het verzorgen van correspondentie;
  • Ordelijkheid en nauwkeurigheid voor het op de juiste wijze verwerken van een diversiteit aan gegevens;
  • Organisatorische vaardigheden voor het organiseren van het werk binnen de regio’s en/of het organiseren van bijeenkomsten;
  • Integriteit bij het verwerken van vertrouwelijke gegevens, zoals financiële – en persoonsgegevens;
  • Dienstverlenende en klantgerichte instelling;
  • Sociaal vaardigheid en tactvol in de omgang met onder meer cliënten en medewerkers;
  • Stressbestendig wanneer werkzaamheden onder tijdsdruk staan en waarbij verstoring een rol speelt.
Wij bieden
  • Een contract voor 32 uur per week tot en met 31 december 2016 in verband met de vervanging van een medewerker die extern gedetacheerd wordt en mogelijk een uitbreiding van 4 uren in verband met ziektevervanging;
  • Inschaling volgens schaal 5, CAO Welzijn & Maatschappelijke Dienstverlening, afhankelijk van opleiding en ervaring minimaal € 1846,- en maximaal € 2630,- bruto per maand bij een volledig dienstverband;
  • Pensioenregeling via PFZW;
  • Verder o.a. regeling voor fietsenplan.
Interesse?

Aanvullende informatie over deze functie kun je inwinnen bij Richtsje Sietsma, hoofd regio Friesland West op telefoonnummer 088-066 35 00 Je sollicitatiebrief met curriculum vitae kun je tot en met 20 januari 2016, onder vermelding van functie en vacaturenummer 16.03, mailen naar vacatures@zienn.nl.

Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) waarbij getoetst is op het algemene functieaspect 12 is voorwaarde voor benoeming. De gesprekken zullen plaatsvinden in week 5 (1e ronde) en week 6 (2e ronde).